秘书工作中的信息管理途径分析与阐述

程玲玲

摘要：信息工作属于秘书工作当中的核心，针对复杂的信息，要求秘书工作者一定要拥有较强的信息管理能力。本文主要分析并阐述了秘书工作中的信息管理途径，旨在给其提供一定的参考和帮助。

关键词：秘书；信息管理；途径

中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1674—3024（2017）06—0139—01

引言

当今社会，我国市场经济不断加快发展，信息社会化对秘书工作的进行提供了良好的平台，尤其是计算机和网络等电子化设备的迅猛发展，对企业办公带来的十分深远的影响。企业走办公信息化道路，能够显著提高生存、竞争能力，对生产、运营效率的提升也有很大帮助。在秘书工作中应用信息化办公，既对秘书的工作提出了新的要求，也将秘书从繁重的日常事务中解脱出来，提高工作质量和效率。对于秘书在信息管理中的特点和作用，本文将进一步进行分析和阐述

1秘书工作中信息管理必须坚持的原则

1.1及时性原则。首先，要求必须及时寻找到信息工作当中新的方向和问题以及冲突。其次，及时的在信息工作中找到新的突破点以及新研究和新方法。最后，在短时间内传递新的精神和策略以及政策。只有快速的反馈重点的信息，对其进行快速的处理并传达出去，才能够充分发挥信息的辅助作用。若重点紧急信息传播速度较慢，将会造成许多组织决策失去作用，所以一定要坚持及时性的原则。

1.2精准性原则。首先，采取实事求是的态度，确保传达的情况是真实的，反馈真实的声音，尽可能的确保畅通信息的客观。其次，正确掌控工作核心，给领导提供有价值的信息，给组织决策提供根本的参考。再次，针对不一样的信息传播范围和紧急情况以及秘密程度，采取相应的汇报途径，保证涉密信息的安全性，紧急信息能够及时传达，熟悉的对象不遗漏。最后，最大限度发挥信息题目的文眼功能，使用精炼的语言表达信息价值，进而吸引领导注意力。

1.3完整性原则。要求秘书工作者对于组织相关的每个方面的情况具有一个全面的了解和整体的掌控，在采集和汇报信息的工作当中，一定要做到综合和专题以及焦点和常态，还有良性和负面这些信息结合起来，从而保证信息内容可以完全将组织的具体情况体现出来。信息完整性并不是指每一个方面都要有所设计，而是在个别个体信息特点突出的过程中，对于拥有共性的信息归纳和进一步加工挖掘，从而实现连点成线和连线成面的效果。仅重视个性忽略共性，仅重视局部忽略整体，仅注重成绩忽略不足信息，那么将会产生以偏概全的问题，无法将事件的本质展示出来。

2秘书工作中信息管理途径

2.1秘书平时的工作主要有下面几项：（1）常务性工作，也就是秘书在没有接到领导指示和授意以及监督情况下进行的日常工作。（2）指定性工作，也就是领导临时交代的事项，这些工作大部分时间紧急，要求较高，并且没有惯例可以参考，综合性极强，这就要求一定要了解领导的想法，理清工作程序条件，时限，同时可以很好的掌握主要和次要内容，统筹兼顾科学安排，正确高效的完成工作。（3）独创性工作，也就是秘书使用创造性和主动性以及积极的工作态度和方式给领导提供帮助，针对企业的每一项方案和管理的特点，充分挖掘，事先做好准备性的工作。想要做一个优秀的秘书，一定要尽可能的稳固树立十项企业意识，分别是学习和奉献以及严格和效率，还有创新和超前以及保密和形象，大局和守纪这些意识。具有正确的意识能够促进其发展，意识如果存在错误将会导致无法发展，严重的甚至会导致企业走向衰亡。秘书不仅要具备这些意识，同时还应该不断强化四种素养，良好的政治素质能够帮助秘书工作者在冲突面前始终具有清晰的头脑，使用合理准确的方式处理平时的事物，较强的文字功底素质能够让企业秘书工作者快速的整理撰写材料，而超高的技术素养能够使秘书工作需求得到有效的满足，健康的体魄对于秘书工作正常开展以及推动企业内部管理十分有利。

信息化管理在当前现代企业管理当中占据重要的比重，实施企业信息化管理属于企业发展到某种程度时提出的必然要求。提升企业信息化脚步，推动信息经济和传统经济结合，这是加快企业技术和管理以及制度创新的有效方式，也是企业不断加强竞争力的有效路径。开展信息管理工作，要求秘书必须不断强化自身的管理意识，端正工作态度，提升心理素质。秘书工作中的信息管理，一定要做到下面几点：

（1）勤勤恳恳的完成自己分内的工作，作为秘書最根本的要求就是一定要实事求是，尽职尽责的完成工作。（2）提升信息化管理意识，强化秘书日常工作当中使用信息管理开展秘书工作。（3）实事求是恪尽职守，必须要不断改进和强化自身的素质才能够成为一名出色的秘书。

在对信息进行管理的时候，一定要正确处理每个层次之间存在的总体和部分，微观和宏观之间的关系。必须要整体和综合思考会对发展造成影响的多种因素。采取对立统一观念看待形势。所有信息均不是死板单独存在的，所以，现代秘书工作者，必须要擅长辩证推理，才能够在有限的信息当中找出更加充分和有价值的信息。若秘书工作者采集和使用信息能够做到完整和准确，那么将这个当作参考所提出的建议或者是进行咨询，将会具有实际的价值。相反，如果无法提出正确的建议，或者提出的建议不完整或迟缓，以及准确性不高，会严重影响秘书工作者平时的事务性工作，从而产生被动的情况。秘书信息工作属于艺术的一宗，并且具有极强的实用意义，必须要熟练的掌握，才可以轻松高效的完成，确保信息工作的质量。所以，作为现代秘书，一定要拥有极强的信息管理能力，同时科学高效的实施信息管理工作。

3结束语

本文通过对秘书工作中信息管理途径的进一步分析和阐述，使我们了解到秘书在一个企业当中占有的重要地位，信息社会化为秘书工作的进行提供了良好的机会和空间，同时，现在社会，计算机和网络这些现代化的电子设备也给企业发展带来深远的影响，因此企业秘书一定要做好信息管理的工作，为企业的发展贡献一份自己的力量。

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现代物业杂志社

2020-02-06