议基建工程档案在企业中的管理与作用

王方

摘要：基建工程档案就是从基建工程项目的考察、可研、立项、审批、勘察设计到招标、施工、采购、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成的，并应归档保存的各种资料（包括文字、表格、声像，图纸等）。它系统地反映了基建工程项目的建设管理全过程，是企业档案的重要组成部分，也是企业宝贵的物质财富。随着社会市场经济的发展，加强基建工程档案资料的管理是提高工程建设质量和进度，充分发挥投资效益，确保生产管理的一项重要基础工作。对此，笔者结合近年来在基建工程建设和档案管理工作中的体会，浅析基建工程档案在企业中的管理与应用。

关键词：基建档案；成本；企业管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674—3024（2017）06—0158—01

1基建工程档案在企业中的意义和作用

企业要适应市场经济的发展，只有不断地进行技改和扩大生产规模，进行必要的基建工程建设，才能使企业立足不败之地，持续发展壮大。对此，加强基建工程档案的管理与应用，不仅避免企业基建工程投资的浪费，而且能够充分发挥其投资效益。从立项、审批、设计到开竣工建设整个项目的组织实施，先后形成了一系列大量的具有参考使用价值的重要档案资料。这些档案资料不仅具有很强的连续性，而且密不可分、有机结合，全面系统的反映了各项工程项目建设的全部过程，各项后期工程建设的可研、立项、设计、施工管理都建立在了前期工程建设的基础之上，前期档案资料为后期工程建设提供了宝贵的技术资料和管理经验。做好基建工程资料的收集、归档与管理，不仅对各项基建工程的建设管理、竣工决算和日常生产管理、维护等，具有十分重要的不可缺少的利用价值，而且也对各级审计检查提供了全面真实可靠的资料依据。因此，在基建项目实施过程中，应当把各项基建工程资料（包括设备资料）的收集归档作为工程项目建设的一项重要工作来抓，切实做到基建工程档案管理系统、科学、规范，充分发挥了档案功能，既保证工程建设质量和进度，使基建工程及其档案发挥最大的经济效益和社会效益。

2基建工程档案在企业中的管理

基建工程档案来源于基建工程的各个阶段、各个方面，贯穿于基建工程的整个过程，涉及参建单位和基建单位的多个部门和科室，如果没有有效地保障制度，就不能形成长期的良性机制，更不能发挥档案的利用作用。

2.1建立基建工程档案制约机制，与参建单位经济利益挂钩。基建工程档案涉及勘察、设计、施工、监理、设备厂家等多个参建单位，对整个工程建设和将来的生产管理以及技术改造发挥着重要作用。为确保工程项目档案资料真实齐全完整，将基建工程档案的归集、整理，移交纳入了经济责任合同的主要内容之一，作為工程结算的一项重要履行依据，以保证档案工作落到实处。首先：在工程建设资料提供时间上进行约束，对在规定时限内不能提供工程资料的不予拨付工程进度款，影响工程建设进度的追究经济责任；其次：在工程建设资料验收上进行制约，对工程资料不全不规范的不予办理工程结算，并按档案管理标准要求进行规范补全，造成资料损失的追究经济责任；再次：相关参建单位必须协同做好工程竣工资料的整理、汇总、审核，登记、移交等工作，确保基建工程档案资料的及时、准确、系统、完整，否则不予进行工程项目的竣工决算。

2.2明确责任分工，与科室年终考核奖惩挂钩。根据基建工程项目的特点和基建档案管理要求，按照档案的来源和种类，将管理责任分解落实到各科室，并与年终考核奖惩挂钩。对基建工程项目外来文件和资料由档案室统一管理，实行科室借阅审批制度；对基建工程中形成的勘察、设计、图纸、签证、竣工等土建工程文件资料，由基建科负责收集管理；对基建工程中形成的设备到货验收、图纸等随货资料，由设备科负责收集管理；对于基建工程结算、经济责任合同等相关资料，由财务科负责管理。各科室要在档案室专职管理人员的统一协调指导下，按照工程进度，分期做好相关档案资料的收、发、转和整理、归档工作，统一纳入综合档案室归档管理，既要各负其责，又要相互配合，以确基建工程档案的系统、规范。

2.3责任分解落实到人，与档案人员的年终考核挂钩

各科室指定专人兼职从事相关基建工程档案的日常管理工作，将档案管理纳入个人年度《岗位目标千分制考核管理办法》，进一步将档案日常管理责任落实到人，具体负责档案的收集、整理、移交等整个过程，防止工程资料收集管理上出现漏洞，以提高基建工程档案的管理质量，确保基建工程档案的准确、完整。

3基建工程档案在企业中的利用

基建工程档案产生于基建工程建设，不仅服务于企业的工程建设，也服务于日后的生产管理和技术改造。收集做好基建资料的归档管理的最终目的是为了利用，合理有效地开发利用档案信息，使基建工程档案发挥最大的利用价值。具体表现在以下几个方面：

3.1监理规划，由监理单位的项目监理部在建设工程施工前期形成并收集汇编，包括：监理规划，监理实施细则，监理部总控制计划等；监理月报中的有关质量问题，在监理全过程中形成，监理月报中的相关内容；

3.2建设过程中的进度控制，在建设全过程监理中形成，比如如工程开工/复工报审表，工程延期报审与批复，工程暂停令。工作质量控制，在建设全过程监理中形成，包括施工组织设计（方案）报审表，工程质量报验申请表，工程材料/构配件/设备报审表，工程竣工报验单，不合格项目处置记录，质量事故报告及处理结果。

综上所述，基建工程档案是企业档案中的一项重要内容，是企业持续发展壮大的一项宝贵的物质财富，做好基建工程档案科学化、规范化的管理服务工作，需要不断深化档案管理体系，不断提高现代化管理水平，才能加确保档案工作的健康发展.为企业创造更多的财富。

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现代物业杂志社

2020-01-12